OATAO - Open Archive Toulouse Archive Ouverte Open Access Week

FAQ OATAO (in French)

OATAO

En savoir plus sur les archives Ouvertes

Pourquoi déposer alors qu'il existe une archive nationale, des sites des éditeurs ? Devrai-je effectuer plusieurs dépôts ?

Comment déposer ?

Mes droits

Coté technique

OATAO : qu'est-ce que c'est ?

OATAO (Open Archive Toulouse Archive Ouverte) s'inscrit dans le cadre du Pôle de Recherche et d'Enseignement Supérieur "Université de Toulouse" (http://www.univ-toulouse.fr/). C'est une archive ouverte institutionnelle créée et gérée par des professionnels de la documentation de plusieurs établissements de l'université de Toulouse.

Pour l'instant, l'INPT (Institut National Polytechnique de Toulouse), l'ENVT (Ecole Nationale Vétérinaire de Toulouse), l'ISAE (Institut Supérieur de l'Aéronautique et de l'Espace) et l'ENFA (Ecole Nationale de Formation Agronomique) participent au projet.

Il s'agit d'une Archive Ouverte qui a pour objectifs de :

  • faire connaître, valoriser et conserver la production scientifique des établissements
  • permettre un suivi des publications et la mise en place d'indicateurs de la recherche

Qui peut déposer dans OATAO ?

Pour l'instant, les personnels rattachés à l'INP, à l'ENVT, l'ISAE et à l'ENFA peuvent déposer des documents dans OATAO. Si vous souhaitez déposer des documents dans OATAO et que vous n'êtes pas rattaché à l'une de ces institutions, contactez-nous.

Votre bibliothèque pourra aussi répondre à vos questions et vous guider dans cette démarche :

A l'issue de la phase expérimentale (fin 2008), OATAO pourra être déployée et adaptée à tous les établissements du PRES qui le souhaitent.

Les archives ouvertes, c'est quoi ?

Une Archive Ouverte est une collection de documents de recherche comprenant des articles, des chapitres de livres, des articles de conférence, etc. OATAO est compatible avec le protocole OAI. Cela signifie que les informations (métadonnées) concernant les documents déposés, comme l'auteur, le titre du document peuvent être "moissonnées" par d'autres archives globales ou thématiques. Ainsi un déposant qui navigue sur ces archives peut rechercher et atteindre de manière transparente des documents qui sont physiquement présents sur OATAO.

Les documents déposés dans OATAO sont aussi consultables et indexés par Google et d'autres moteurs de recherche généralistes ou spécialisés :

Pour aller plus loin :

Que signifie OAI ?

L'Open Archive Initiative (OAI) développe et promeut des normes d'interopérabilité afin de faciliter la diffusion des contenus scientifiques. L'OAI est un protocole visant à accroître la diffusion de la communication scientifique. OATAO est conforme à ce protocole. Ainsi, les métadonnées (données sur les données) décrivant les documents déposés dans OATAO sont en libre accès et peuvent être moissonnées, par exemple, par les moteurs de recherche tels que Google ou des outils de recherche tels que OAIster (http://www.oaister.org/). Le libre accès augmente considérablement la visibilité de vos travaux de recherches.

Pourquoi déposer dans une Archive Ouverte institutionnelle ?

Le dépôt dans une archive ouverte augmente la visibilité et l'accessibilité de la recherche, et donc son utilisation et son impact. Les travaux librement accessibles en ligne sont beaucoup plus cités que ceux disponibles uniquement sous forme imprimée ou en abonnement payant. (Lawrence, S. (2001) Free online availability substantially increases a paper's impact: Nature Web debates http://www.nature.com/nature/debates/e-access/Articles/lawrence.html ).

Par ailleurs, l'Archive Ouverte permet de diffuser des documents de "littérature grise" peu ou mal diffusés par l'édition commerciale (rapports techniques, communications à des congrès sans actes, etc.).

Enfin, une archive institutionnelle garantit la pérennité de l'accès à vos travaux, contrairement à un site Web personnel, plus fragile.

Pourquoi pas QUE l'archive nationale ?

L'archive nationale a pour objectif de diffuser des documents qui doivent être d'un niveau scientifique équivalent à celui des articles soumis à des éditeurs scientifiques. Alors pourquoi ne pas se contenter de l'archive nationale ?

Pour plusieurs raisons :

  • Tous les types de documents produits par les établissements n'entrent pas dans les critères définis par l'archive nationale mais ils sont du ressort d'OATAO.
  • L'évaluation et la production d'indicateurs sur les publications scientifiques (rapport quadriennal, CV, etc.) ne font pas partie des objectifs de l'archive nationale mais ils sont du ressort d'OATAO.
  • Le dépôt de documents dans OATAO est réversible (au contraire de l'archive nationale). Vous pouvez ainsi demander le retrait d'un document à tout moment.

Devrai-je aussi poster mon document dans l'archive nationale (HAL) ?

Non, vous n'aurez pas à effectuer une double dépôt. Vous postez dans OATAO et nous nous chargeons du transfert vers l'archive nationale HAL. Tous les documents que vous déposez dans OATAO dès à présent seront reversés dans l'archive nationale s'ils répondent à ses critères d'entrée (Extrait de HAL : "Un texte déposé sur HAL doit décrire un travail achevé de recherche, conforme aux usages scientifiques dans la discipline ; le contenu doit être comparable en qualité et précision avec les manuscrits que les chercheurs soumettent pour publication aux comités de lecture de revues scientifiques, ouvrages collectifs, etc."). En savoir plus : http://hal.archives-ouvertes.fr/

Pourquoi ai-je besoin de déposer mes articles dans OATAO alors qu'ils sont archivés en ligne par les journaux dans lesquels ils sont publiés ?

Il n'y a aucune garantie que ces documents soient disponibles et accessibles à long terme chez les éditeurs. Les bibliothèques souscrivent des abonnements à ces revues mais rien ne garantit que ces abonnements seront toujours renouvelés. Il n'y a donc aucune garantie que les chercheurs auront toujours accès à ces articles.

Vos articles sont éparpillés dans différentes revues chez différents éditeurs. D'autres de vos travaux ne paraissent pas dans des revues commerciales. OATAO vous permet de regrouper au même endroit TOUS vos travaux et d'en faire une bibliographie intégrée, avec le texte intégral.

Enfin, OATAO vous garantit à long terme l'accès et le stockage de tous les travaux déposés.

Ma checklist avant de déposer ?

Avant de déposer, il vous faut vérifier :

  1. que vous disposez d'un compte sur OATAO :
    • Pour le personnel INP, vous devez vous connecter avec votre compte LDAP (annuaire de l'établissement) qui vous a été donné. Si vous ne le connaissez pas, ne passez pas par la procédure de création de compte d'OATAO mais contactez la DSI qui vous fournira les informations nécessaires. Une fois créé lors de votre premier dépôt, OATAO vous reconnaîtra les fois suivantes.
    • Pour le personnel ENIT, vous devez créer un compte sur OATAO (http://oatao.univ-toulouse.fr/cgi/register). La procédure est simple et ne prend que quelques minutes.
    • Pour le personnel ISAE, de l'ENVT et de l'ENFA, vous devez créer un compte sur OATAO (http://oatao.univ-toulouse.fr/cgi/register) . La procédure est simple et ne prend que quelques minutes.
    • Dans les autres cas..., contactez-nous
  2. que votre document est disponible (au format PDF (non protégé) si possible et, pour les articles, de la version auteur)
  3. que vous disposez de l'accord de vos co-auteurs pour la diffusion
  4. c'est tout... Déposez votre document http://oatao.univ-toulouse.fr/, les professionnels de la documentation s'occupent du reste...

Comment déposer ? (marche à suivre simplifiée)

Vous souhaitez déposer vos documents dans OATAO. Comment faire ?

  1. Connectez-vous sur OATAO http://oatao.univ-toulouse.fr
    • Cliquez sur « login » et saisissez les informations demandées : Login/Password
    • Pour le personnel INP, vous pouvez vous connecter avec votre compte LDAP (annuaire de l'établissement) qui vous a été donné. Si vous ne le connaissez pas, ne passez pas par la procédure de création de compte d'OATAO mais contactez la DSI qui vous fournira les informations nécessaires. Une fois créé lors de votre premier dépôt, OATAO vous reconnaîtra les fois suivantes.
    • Pour le personnel ENIT, vous devez créer un compte sur OATAO (http://oatao.univ-toulouse.fr/cgi/register) . La procédure est simple et ne prend que quelques minutes.
    • Pour le personnel ISAE, de l'ENVT et de l'ENFA, vous devez créer un compte sur OATAO (http://oatao.univ-toulouse.fr/cgi/register) . La procédure est simple et ne prend que quelques minutes.
    • Dans les autres cas..., contactez-nous
  2. Déposez votre document.
    • Cliquez sur « New Item »
    • Choisissez le type de document que vous souhaitez déposer.
    • Attachez votre fichier en texte intégral au format PDF non protégé.
    • Remplissez la notice. Les étoiles rouges signifient que ce champ est obligatoire. Des boutons d'aide (?) sont présents pour vous assister dans votre dépôt.
    • Cliquez sur « Deposit Item Now » pour valider définitivement votre dépôt.
  3. C'est fini...

Plusieurs vidéos de démonstration vous présentent le processus de dépôt.

  • Votre document va être maintenant traité par les professionnels gestionnaires d'OATAO pour vérifications juridiques et bibliographiques. Il sera ensuite visible sur le Web ou uniquement par vous, selon les droits applicables et votre volonté.

Quels types de documents puis-je déposer ?

TOUS les types de documents sont potentiellement concernés (seuls, les pré-prints ne sont pas acceptés). Les documents ont été classés en grandes rubriques :

  • Article
  • Conference or Workshop Item
  • Invited Conference
  • Book Section
  • Book
  • PhD Thesis
  • HDR
  • Memoire
  • Patent
  • Popular scientific article
  • Report
  • Other

Pour les articles, il est préférable de poster VOTRE version de l'article AVANT la mise en forme de la revue. En effet, les éditeurs, en général (sauf exception comme par exemple IEEE), n'autorisent que cette version.
Pour les mémoires, seuls ceux ayant reçu une validation pourront faire l'objet d'une diffusion.

Je ne dispose pas de beaucoup de temps. Est-ce long d'effectuer un dépôt ?

Pas plus de cinq minutes ! Nous avons essayé de limiter le nombre d'informations obligatoires à saisir. Les autres informations seront complétées par les professionnels de la documentation, gestionnaires d'OATAO.

Plusieurs vidéos de démonstration vous présentent le processus de dépôt.

Je ne dispose pas du document au format PDF. Comment faire ?

Dans ce cas, déposez votre document dans le format dans lequel il a été créé. Nous nous chargerons de le convertir.

Je ne suis pas le seul auteur du document. Qui doit le déposer ?

En principe, le premier auteur INP, ENVT, ISAE ou ENFA. Ne vous inquiétez pas, les bibliothèques contrôleront systématiquement tous les dépôts avant la diffusion sur le Web.

Dans tous les cas il faudra vous assurer de l'accord de vos co-auteurs pour la diffusion du document.

Je ne suis pas certain que la revue qui a publié mon article autorise sa diffusion. Comment m'en assurer ?

DANS TOUS LES CAS, les professionnels de la documentation s'assureront pour vous auprès des éditeurs du respect du droit et des conditions juridiques de diffusion dans une Archive ouverte. Vous pouvez, si vous le souhaitez, consulter le site de référence SHERPA/ROMEO (http://www.sherpa.ac.uk/romeo.php), qui recense les politiques juridiques des éditeurs.

Les cas les plus fréquents sont les suivants :

  • La revue autorise la diffusion du texte intégral de ses articles
    • Il sera visible dans OATAO.
  • La revue autorise la diffusion du texte intégral avec un certain nombre de contraintes, comme par exemple :
    1. un lien vers le site de la revue
    2. un embargo de quelques mois
    3. la mise en page originale de l'article (et non celle de la revue) ou bien le contraire
    4. etc.
    • Il sera visible dans OATAO dans le respect de ces conditions.
  • La revue n'autorise pas la diffusion du texte intégral. Dans ce cas, seul le descriptif (métadonnées) de votre article sera diffusé. Votre article sera conservé de manière pérenne mais ne sera visible que de vous et des gestionnaires d'OATAO.
    • Seul le descriptif (métadonnées) sera visible dans OATAO.
    Dans ce cas, si vous le souhaitez, vous pouvez compléter le champ "Contact Email Address" : les internautes pourront ainsi vous demander directement via l'interface d'OATAO une copie de votre document.

Vous pouvez faire valoir à vos éditeurs au moment de la signature de votre contrat d'édition le droit de déposer votre article dans une archive institutionnelle ouverte (Institutionnal Repository). Pour en savoir plus : http://www.arl.org/sparc/author/addendum.html.

Modèle d'addendum à proposer à l'éditeur : http://www.arl.org/sparc/bm~doc/Access-Reuse_Addendum.pdf
Les gestionnaires d'OATAO publieront sur une base régulière la liste des revues n'autorisant pas le dépôt dans une archive institutionnelle.

En cas de problème, tout document pourra être retiré de la diffusion sur le Web sur simple demande par mail dans un délai de 7 jours ouvrables.

Si vous avez un doute ou des questions, n'hésitez-pas à nous contacter.

Mon document est confidentiel et je ne souhaite pas qu'il soit diffusé

Si votre document est confidentiel, il n'a pas vocation à être déposé dans OATAO.

J'utilise Internet Explorer Version 6.0 ou 7.0 et de nombreux messages d'alerte apparaissent. Comment les éviter ?

Attention ! Quelques petites variantes existent entre les 2 versions d'Internet Explorer. Au moment de se loguer voici le message qui peut apparaître :

/images/alerte IE

Pour supprimer une bonne partie de ces alertes de sécurité, veuillez suivre cette procédure :

  1. Dans le Barre d'outils choisir : Outils puis Options Internet
  2. Cliquer sur l'Onglet Sécurité, puis sur l'icône Sites de confiance et le bouton Sites comme suit
alerte IE
  1. La fenêtre comme ci-dessous apparait
alerte IE

Ajouter l'adresse (url) d'OATAO (https://oatao.univ-toulouse.fr) sous Ajouter ce site Web à la zone : et laisser cocher Exiger un serveur sécurisé https puis Bouton Ajouter

Si vous n'avez pas les droits pour faire ces modifications, contactez votre service informatique.

  1. Enfin Valider.

NB : Nous vous conseillons toutefois d'utiliser Mozilla Firefox qui affiche beaucoup moins de messages de sécurité.

Je souhaite pouvoir exporter mes références bibliographiques et les intégrer dans Endnote, Refworks, etc. Comment faire ?

Rien de plus simple ! A la fin d'une recherche avec le moteur de recherche d'OATAO, le résultat peut être exporté sous divers formats : Endnote, Reference Manager, html, BibTeX, etc. Pratique pour votre bibliographie personnelle, vos CV, vos rapports quadriennaux, etc!

Est-il possible de créer des alertes sur le domaine scientifique qui m'intéresse ?

Oui. Il existe deux méthodes :

  • Si vous disposez d'un compte dans OATAO, vous pouvez créer un profil et recevoir régulièrement par mail un avertissement. Il vous indiquera que de nouveaux documents correspondant aux termes de votre recherche ont été déposés dans l'archive.
  • Vous pouvez aussi intégrer le fil RSS d'OATAO (Atom, RSS 1.0, RSS 2.0) produit par votre recherche dans votre lecteur de fils RSS.

Mon document est maintenant visible de tous. Et après ? Qui le consulte ?

Un enregistrement des logs est en place depuis l'ouverture de l'archive. Un outil permettant de consulter les statistiques d'accès sera mis en place rapidement.

J'ai un problème technique. J'ai une question sur le dépôt de mon document. A qui dois-je m'adresser ?

Vous pouvez vous adresser directement à votre bibliothèque de proximité ou envoyer un mail. Nous vous répondrons dans les meilleurs délais.